Der E-Mail-Verkehr ist im Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken, denn die digitale Kommunikation ist schnell, unkompliziert und spart Ressourcen. Was einige jedoch nicht wissen: Im Unternehmen müssen auch die elektronischen Nachrichten rechtskonform archiviert werden. Das bedeutet, dass sie langfristig, unveränderlich und sicher aufbewahrt werden. Wie das am besten geht, erfahren Sie hier.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung: Die gesetzlichen Vorschriften

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass E-Mails und ihre Anhänge archiviert werden, und zwar unter den folgenden Bedingungen:

• vollständig
• manipulationssicher
• jederzeit verfügbar
• maschinell lesbar

Die Archivierungsdauer richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und basiert auf den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Hier eine kurze Übersicht:

• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Protokolle, Gurtachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge

• 10 Jahre: Personaldaten, Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Lieferscheine

Unkomplizierte Archivierung mit dem „Unified Mail Archive“

Mit der Software „Unified Mail Archive“ stellen Sie sicher, dass genau diese Anforderungen erfüllt werden und ihre E-Mails rechtssicher archiviert werden. Die Software übernimmt die Arbeit für Sie, sodass Sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und sich nicht mit gesetzlichen Vorschriften beschäftigen müssen.

Die wichtigsten Features im Überblick:

• Automatische Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
• Kompatibel mit gängigen Mail-Servern
• Microsoft-Outlook Integration
• Erhöht die Leistung des bestehenden Servers und gibt Speicherkapazität durch die Auslagerung von E-Mails frei
• Suchmaschine für E-Mails und Dokumente

Darüber hinaus verwendet „UMA“ qualifizierte Zeitstempel, mit denen sichergestellt wird, dass die Dokumente nicht manipuliert werden können. Mit Hilfe einer kryptographoschen Signatur wird stetig die Beweiserhaltung der E-Mail erhalten. Alles streng nach den gesetzlichen Vorgaben.

Ein Rundum-Sorglos-Paket für nur 2,50€ im Monat!

Sie möchten die E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen implementieren? Wir unterstützen Sie dabei! Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter: Tel.: 0 21 04 / 50 869 1 – 0